SwissTimesheet · soluTime
Politique de confidentialité
Comment les données personnelles sont utilisées et protégées dans le cadre de l’application mobile SwissTimesheet.
Cette politique concerne SwissTimesheet, application mobile associée à soluTime. Elle complète les conditions générales d’utilisation et les informations communiquées par l’entreprise cliente à ses collaborateurs.
1. Application concernée et interlocuteurs
La présente politique de confidentialité concerne l’application mobile SwissTimesheet, composante de la solution de gestion des temps et des projets soluTime, éditée par Nicolas Schenk – Nomad-Software, Rue de la Citadelle 8, 2610 Saint-Imier, Suisse.
Contact pour toute question relative aux données personnelles : ns@nomad-software.ch ou +41 77 502 89 26.
SwissTimesheet est principalement destinée aux collaborateurs des organisations clientes de soluTime. Pour les données professionnelles des collaborateurs, l’entreprise cliente détermine généralement les finalités et les autorisations d’utilisation ; Nomad-Software intervient selon le rôle prévu par les contrats applicables (éditeur, prestataire technique ou, le cas échéant, sous-traitant). Certains traitements nécessaires à la gestion de la relation client, de l’assistance ou à la sécurité de ses propres services peuvent relever de la responsabilité de Nomad-Software.
2. Catégories de données concernées
En fonction des modules de soluTime activés par l’entreprise, des droits attribués à l’utilisateur et des opérations réalisées, SwissTimesheet est susceptible de traiter les catégories suivantes :
| Catégorie | Exemples et utilisation |
|---|---|
| Identification professionnelle | Identifiant utilisateur, nom et prénom ou autres informations nécessaires au rattachement à l’entreprise et à l’authentification. |
| Temps et activités | Dates, heures, durées, activités effectuées, projets, tâches, interventions et données liées aux feuilles de temps. |
| Présences et absences | Pointages, horaires, informations de présence ou d’absence lorsque ces fonctions sont utilisées. |
| Articles, frais et interventions | Articles imputés aux projets, dépenses ou notes de frais, informations saisies dans un rapport d’intervention et, lorsque la fonction est utilisée, signature associée à un rapport. |
| Données de fonctionnement | Informations techniques strictement nécessaires à la connexion, aux sessions, au diagnostic et à la sécurité, dans la mesure où elles sont effectivement enregistrées par l’application ou l’infrastructure associée. |
Les informations effectivement accessibles et enregistrées dépendent du paramétrage de l’entreprise. Les éventuelles autorisations propres à l’appareil (par exemple appareil photo, géolocalisation, notifications) doivent correspondre aux fonctionnalités réellement présentes et activées dans la version installée.
3. Finalités du traitement
Les informations sont utilisées, selon les fonctionnalités autorisées, pour permettre la connexion des utilisateurs, la saisie et la consultation des temps et activités, la gestion des présences et absences, le suivi des projets, le traitement des frais et interventions, ainsi que la synchronisation avec l’environnement soluTime de l’entreprise.
Certains traitements techniques peuvent également être nécessaires au fonctionnement de l’application, à la résolution des incidents, à la gestion des habilitations, à l’assistance et à la protection des accès. Les informations peuvent être utilisées par l’entreprise cliente pour ses propres processus internes, notamment le suivi de l’activité, l’administration du personnel, la facturation ou les contrôles prévus par ses règles et obligations applicables.
4. Origine des informations et caractère nécessaire
Les données peuvent être saisies directement par l’utilisateur, attribuées par l’administrateur de l’entreprise ou synchronisées depuis l’environnement soluTime. Certaines informations techniques peuvent être produites automatiquement lors de l’utilisation de l’application.
Les données d’identification et les informations nécessaires aux fonctionnalités utilisées doivent être fournies pour accéder aux services correspondants. Les autres saisies dépendent des missions confiées à l’utilisateur et des règles de l’entreprise.
5. Destinataires et prestataires
Selon les droits d’accès et les contrats applicables, les données professionnelles peuvent être accessibles à l’utilisateur concerné, aux personnes habilitées de son entreprise (par exemple administration, ressources humaines, responsables de projets) et aux personnes chargées de l’exploitation ou de l’assistance technique, uniquement dans les limites nécessaires à leurs fonctions.
Lorsque des prestataires techniques interviennent pour l’hébergement, la maintenance, les services de réseau ou d’autres fonctions nécessaires, ils peuvent traiter les données concernées dans le cadre des prestations convenues et des règles de confidentialité et de protection applicables. Les catégories de prestataires concernées, leurs rôles et les lieux de traitement dépendent de la configuration du service et peuvent être précisés par Nomad-Software ou l’entreprise cliente sur demande.
Des données peuvent aussi être communiquées lorsque la loi l’exige ou l’autorise. La distribution de l’application via Google Play relève par ailleurs des services et des informations de confidentialité propres à Google.
6. Hébergement et traitements à l’étranger
Les données sont traitées dans les environnements utilisés pour exploiter soluTime et SwissTimesheet, selon l’organisation technique et contractuelle de l’entreprise cliente. Le lieu d’hébergement et l’éventuelle intervention de fournisseurs situés à l’étranger varient selon cette organisation.
Lorsqu’un transfert de données personnelles vers un pays étranger est envisagé, les responsables concernés doivent respecter les exigences légales applicables, notamment celles de la législation suisse sur la protection des données. L’entreprise cliente et/ou Nomad-Software peuvent être contactées pour obtenir les informations pertinentes à la configuration effectivement utilisée.
7. Durée de conservation
Les données professionnelles sont conservées pendant les durées déterminées par l’entreprise cliente, les paramètres du service et les obligations légales applicables, notamment celles relatives aux documents de travail, au suivi des temps, à la comptabilité ou aux pièces justificatives lorsqu’elles concernent le traitement effectué.
Les données techniques et les éventuels éléments de session ne doivent pas être conservés au-delà de la durée nécessaire à leur finalité. Les modalités de sauvegarde, d’archivage et de purge dépendent de l’environnement exploité et des engagements contractuels applicables.
La désinstallation de l’application n’efface pas automatiquement les informations déjà transmises et conservées dans l’environnement soluTime de l’entreprise.
8. Protection et sécurité
Nomad-Software et les entreprises clientes, chacun dans leur domaine de responsabilité, doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard des données traitées et des risques : gestion des accès, habilitations, protection des appareils et systèmes, maintenance et traitement des incidents.
Les utilisateurs sont invités à protéger l’accès à leur appareil, à préserver la confidentialité de leurs identifiants et à signaler sans délai toute perte d’appareil, connexion suspecte ou erreur d’accès à l’administrateur de leur entreprise.
9. Vos droits concernant les données
Dans les limites prévues par le droit applicable, la personne concernée peut notamment demander des renseignements sur les traitements la concernant, obtenir la rectification d’informations inexactes et, dans les conditions prévues par la loi, demander la suppression de données ou s’opposer à certains traitements.
Pour les données relatives au temps de travail, aux projets, aux présences, aux absences et aux frais, la demande doit en principe être adressée à l’entreprise qui utilise soluTime, car celle-ci détermine généralement leur finalité et les durées de conservation. Pour toute question liée directement au fonctionnement de SwissTimesheet ou à un traitement effectué par Nomad-Software, vous pouvez écrire à ns@nomad-software.ch.
10. Demander la suppression d’un compte ou de données
Demande d’accès, de rectification ou de suppression
Pour SwissTimesheet, adressez votre demande à l’administrateur soluTime de votre entreprise ou à Nomad-Software par e-mail. Indiquez le nom de l’entreprise concernée, votre identifiant professionnel si vous le connaissez et la nature de votre demande. Ne transmettez aucun mot de passe.
La demande est examinée en tenant compte du rôle de l’entreprise cliente, des obligations légales de conservation, de la vérification d’identité nécessaire et des contraintes liées à la gestion des temps professionnels. Lorsque la suppression est possible, les données concernées sont supprimées ou rendues anonymes selon les modalités applicables ; certaines données peuvent devoir être conservées pour satisfaire à des obligations légales ou défendre des droits.
La suppression ou la désactivation de l’accès mobile ne signifie pas nécessairement que toutes les données professionnelles figurant dans le dossier de l’entreprise sont supprimées.
11. Autorisations de l’appareil et services externes
Les autorisations d’accès à certaines fonctions du téléphone ne doivent être demandées que lorsqu’elles sont nécessaires à une fonction réellement utilisée. Les autorisations disponibles et leur finalité peuvent être consultées dans les paramètres Android, selon la version de l’application et du système.
Si SwissTimesheet intègre des services ou bibliothèques de tiers (par exemple notifications, rapports d’erreur ou analyse technique), leur utilisation et les données qu’ils reçoivent doivent être déclarées de manière cohérente dans la présente politique et dans la rubrique « Sécurité des données » de Google Play.
12. Modifications de la politique
Cette politique peut être mise à jour en raison d’évolutions de l’application, de l’infrastructure, des services associés ou des exigences légales. La version publiée indique sa date de mise à jour. Les changements importants sont communiqués selon les moyens appropriés lorsque cela est requis.
13. Contact
Nicolas Schenk – Nomad-Software
Rue de la Citadelle 8
2610 Saint-Imier, Suisse
E-mail : ns@nomad-software.ch
Téléphone : +41 77 502 89 26
Les informations générales figurant dans cette politique s’appliquent sous réserve de la configuration effective de SwissTimesheet, des accords conclus avec l’entreprise cliente et des dispositions légales impératives.